Электронная подпись подтверждает, кто подписал документ. Когда документ подписывает не руководитель, дополнительно нужно подтвердить право сотрудника действовать от имени компании — для этого используется машиночитаемая доверенность.
Кому нужна КЭП, а кому МЧД
| Кто подписывает | Что обычно используется | Почему |
|---|---|---|
| Руководитель юрлица | КЭП руководителя | Действует от имени организации без доверенности |
| ИП | КЭП индивидуального предпринимателя | Подписывает от собственного имени |
| Сотрудник | КЭП физлица + МЧД | Личная подпись подтверждает человека, МЧД — его полномочия |
| Внешний представитель | КЭП представителя + МЧД | Полномочия задаются доверителем и должны охватывать действие |
Конкретная схема зависит от документа, роли и информационной системы. Перед выпуском подписей составьте список действий каждого сотрудника: отправка, подписание, аннулирование, отказ или согласование.
Что такое машиночитаемая доверенность
МЧД — электронный документ установленного формата, который информационная система может проверить автоматически. В ней фиксируются:
- организация или другое лицо, которое выдаёт доверенность;
- физическое или юридическое лицо — представитель;
- дата начала и срок действия;
- перечень полномочий;
- возможность передоверия, если она предусмотрена;
- идентификатор и сведения, необходимые для проверки.
МЧД подписывается КЭП доверителя. При подписании документа сертификатом физлица доверенность или сведения о ней передаются вместе с документом.
Как подготовить сотрудника к подписанию
- Определите действия сотрудникаКакие документы он подписывает, может ли аннулировать, отказывать или передоверять полномочия.
- Получите КЭП физического лицаПроверьте срок, носитель, рабочее место и доступ к криптографическому ПО.
- Сформируйте МЧДУкажите доверителя, представителя, срок и достаточные, но не избыточные полномочия.
- Подпишите и зарегистрируйтеИспользуйте КЭП уполномоченного доверителя и предусмотренный сервисом порядок регистрации.
- Привяжите МЧД в ДиадокеПроверьте статус доверенности и выбор по умолчанию для нужного сотрудника.
- Проведите тестПодпишите тестовый документ и убедитесь, что контрагент видит действующую доверенность без ошибки.
Как не ошибиться с полномочиями
Не выдавайте «всё» по привычке
Полномочия должны соответствовать реальным обязанностям и внутренним правилам компании.
Учитывайте действия, а не только документы
Подписание, аннулирование и отказ могут требовать разных полномочий.
Контролируйте срок
Истёкшая или отозванная доверенность остановит подписание в рабочем процессе.
Назначьте владельца
Кто-то должен отслеживать КЭП, МЧД, увольнения, смену ролей и отзыв доверенностей.
Частые причины ошибки МЧД
- ИНН доверителя или представителя не совпадает со сведениями в сертификате.
- Доверенность ещё проходит проверку, истекла или была отозвана.
- Полномочие не подходит для выбранного документа или действия.
- В Диадоке привязана другая МЧД или не выбрана доверенность по умолчанию.
- Используется неправильная цепочка передоверия.
- На рабочем месте недоступен сертификат или криптопровайдер.
Собираетесь подключить Диадок?
Сначала определим подписантов и способ работы, затем можно выбрать пакет исходящих в официальной форме.
Посмотреть тарифыВопросы о КЭП и МЧД
Нужна ли МЧД руководителю?
Руководитель действует от имени организации без доверенности. МЧД нужна сотруднику или представителю, чьи полномочия необходимо подтвердить.
Что содержит МЧД?
Данные доверителя и представителя, срок действия, полномочия и другие обязательные реквизиты установленного формата.
Можно ли одной МЧД подписывать любые документы?
Только если полномочия доверенности действительно охватывают нужные документы и действия. Универсальные избыточные полномочия создают лишний риск.
Нужно ли передавать МЧД с каждым документом?
При подписании КЭП физлица с документом передаётся сама доверенность или сведения, по которым система получает и проверяет её.